Stress og tid

Mange mennesker forveksler det at have travlt med det at være stresset. Men det er ikke helt korrekt. Peter kan uden at være stresset have en travl hverdag med arbejde, børn og familie, mens Julie kan være sygemeldt fra sit studie på grund af stress, selv om hun rent tidsmæssigt ikke har så meget at lave som Peter. Stress er således en individuel reaktion på ydre påvirkninger.

 Men selv om travlhed ikke er det samme som stress, er der alligevel en tæt forbindelse mellem stress og tid. Besværet med at få hverdagen til at hænge sammen og at skulle nå det hele er ofte en kæmpe belastning for mange mennesker. Således er oplevelsen af ikke at have tid nok til at gennemføre de ting, man ønsker, nemlig en af de mest almindelige årsager til stress. Derfor er evnen til at kunne håndtere, planlægge og prioritere sin tid et særdeles vigtigt redskab til forebyggelse af stress.

 ”Jeg har ikke tid”

Ret tit hører vi sætningen ”Jeg har ikke tid”. Men er det nu sandheden? Rent faktisk er tid den faktor, som alle mennesker har lige meget af. Nemlig 168 timer om ugen. Så sætningen ”Jeg har ikke tid” burde omformuleres til ”Jeg tager mig ikke tid”, fordi tid, det har du. Første skridt er derfor at indse, at tid ikke er en mangelvare, men kun kan opleves som en mangelvare. Og den oplevelse kan vi undgå, hvis vi plejer og anvender vores tid rigtigt. At lære det kræver tålmodighed. Nogle sammenligner det med en slankekur. Du ved godt, hvad du skal gøre – du skal ændre på dine kostvaner permanent – men gør du det? Der er altså brug for en holdningsændring, idet daglige vaner og rutiner skal omlægges. Gevinsten er derimod, at du på længere sigt får kontrol over din tilværelse og derved bliver mindre stresset.

 168 timers lagkagen OBS

Forestil dig, at dine 168 timer var en lagkage bestående af disse fire stykker:

Sundhed (søvn, hvile, mad, motion, meditation etc.)

Arbejde (salg af din ydelse, nødvendige pligter, huspligter, ærinder, studie etc.)

Familie og venner

Rekreation (hygge, hobby, nydelse, fjernsyn, bøger etc.)

Hvor stort ville hvert enkelt stykke være? For mange mennesker er kagestykket Arbejde forholdsvis meget større end de andre. De befinder sig i honningfælden. De arbejder mange timer ekstra, uden at de mærker tegn på stress og ubehag. Alligevel ender de med at måtte sygemelde sig på et tidspunkt. Når arbejdet tager mere og mere af deres tid, bliver der nemlig mindre tid til dem selv. De springer frokosten over eller spiser ved skrivebordet. De springer pauserne over. De sover mindre. Det begynder at gå ud over arbejdet og senere også helbredet. Og en ond stresscyklus er begyndt.

80/20 reglen

Typisk falder folk i honningfælden på grund af perfektionismeOBS. Folk er her overbeviste om, at jo mere tid, de bruger, jo bedre resultat får de. Men holder det? Ikke altid. 80/20 reglen siger, at der ikke er et direkte forhold mellem tid og præstation. 20% af vores præstation fører til 80% af vores resultater. Prøv og tænk på din egen arbejdsdag og de resultater, du har opnået den dag. Hvor stor en del af de 8 timer førte til dagens største resultater? Højst sandsynligt er en stor del af dem været spildtid, som ikke har ført til de store resultater. Sådan er det med tid. Det er ikke dens mængde, men dens kvalitet, der er afgørende.

På samme måde kan 80/20 reglen anvendes på vores liv. Består 20% af lagkagen af sundhedfamilie og venner og rekreation? Og er disse kagestykker måske ikke kilde til 80% af vores glæde og energi? Tallene 80 og 20 skal selvfølgelig ikke forstås så bogstaveligt, men pointen er klar nok: En overidentificering med arbejdet fører tit til, at man reducerer andre områder i ens liv. Som oftest er man ikke bevidst herom. Men disse områder er ironisk nok det, der i sidste ende giver, styrke, glæde og energi til at opnå gode resultater i ens arbejde eller studie.

         Mening og glæde som recource opbyggende faktorer

Stil dig derfor disse spørgsmål:

Hvornår har jeg sidst moret mig?

Hvornår har jeg sidst leget, danset, sunget?

Hvornår har jeg sidst inviteret venner, jeg har lyst til at være sammen med?

Hvornår har jeg sidst foretaget mig noget, der er meningsfyldt for mig?

Hvornår har jeg sidst glædet mig over at være i live?

Hvor mange procent af mit liv bruger jeg på mig selv og mine egne interesser?

Arbejde og prioritering Illustration

Kagestykket Arbejde kan opdeles i fire kategorier:

  • De produktive 20%

Dette er den effektive arbejdstid, hvor du får noget ud af din indsats. Det er de vigtige opgaver, som du planlægger at udføre. De udspringer af dit arbejde og dine personlige målsætninger, og de får dig (og din virksomhed eller arbejdsplads) til at bevæge dig fremad.

  • Rutineopgaver

De tager kun et par minutter, og du vil gerne have dem af vejen nu. Disse op gaver får dig ikke til at bevæge dig fremad, men ved at ignorere dem, bremses du.

  • Tidsrøvere

De indtræder hver dag. Det kan være alt muligt. En kollega, der afbryder, fordi han har brug for hjælp, hyggesnak, sladder, computerproblemer etc

Prioriteringen handler om at få opprioriteret de 20%, der giver resultater og nedprioritere rutineopgaver og tidsrøvere. Effektiviteten forbedres altså ved at gøre det vigtige i rette tid på bekostning af det ligegyldige. Hvad er dine mål, og hvordan kommer du frem til dem?

Gør planlægning til en vane hver dag:

– Find ud af, hvad der er vigtigt for dig, dvs. dine mål.

– Prioriter disse mål inden for fornuftige deadlines.

– Inddel hvert mål i underopgaver med deadlines.

– Fastsæt disse opgaver til en bestemt måned.

– Skriv en ny huskeseddel hver dag og husk at medtage:

– De produktive 20% (sørg for ikke at blive afbrudt af hverken rutineopgaver eller tidsrøvere på dette tidspunkt)

– Rutineopgaver (sæt en bestemt tid af en eller to gange om ugen til disse)

– Tidsrøvere (se afsnittet om tidsrøvere)

– Start hver dag med to eller tre minutters planlægningstid.

Planlæg din uge og dag, så der er afsat ekstra tid til uventede ting såsom tidsrøvere. Dette er særdeles vigtigt. Hvis der opstår noget nyt i løbet af dagen, som der helt sikkert gør, skal du skrive det på huskesedlen og vurdere, hvor vigtigt det er i forhold til de punkter, der allerede er på sedlen.

Når du planlægger, er det vigtigt at være fokuseret på tid i stedet for mængde. Det vil sige, at i stedet for at fokusere på alle de opgaver, du skal have løst i denne uge, er det bedre at være fokuseret på, hvor megen tid, du vil sætte af til det. Det gør det langt mere overskueligt at sige: ”I dag bruger jeg 3 timer på projekt A (fra kl. 13-16) med 10 minutters pause for hver time.” end at sige: ”I dag skal projekt A være færdigt”. Så snart noget bliver uoverskueligt, har vi en tendens til at blive stressede.

Hvad skal prioriteres?

Hvordan finder man ud af sine prioriteter? Først og fremmest er det vigtigt, at anerkende, at der er forskel på vigtige sager og hastesager. Når du prioriterer skal du overveje, både om det er vigtigt og haster:

–          Vigtigt og haster: Det skal gøres, og det er en fordel for dig, når det er gjort. Gør det nu, og brug den tid, der kræves.

–          Haster, men knap så vigtigt: Er det vigtigt for en anden? Ændrer det din indstilling? Er det virkelig en andens problem? Gør det snart, men brug så lidt tid på det som muligt. Bør du uddelegere det, hvis det er muligt?

–          Vigtigt, men haster ikke: Ideelt! Det er det, livet og arbejdet drejer sig om. Planlæg, hvornår du vil gøre det, og gør det uden hastværk.

–          Ikke vigtigt og haster ikke: Skal det virkelig gøres? Hvem siger det? Hvorfor bruge tid på noget, når tiden kunne bruges på noget vigtigt? Hvis der ikke er et tilfredsstillende svar på spørgsmålet, skal du ikke gøre det. Hvis du stadig føler, at det burde gøres, skal du udsætte det til en af de dage, hvor der ikke er noget, der lykkes.

Tidsrøvere

Det er vigtigt at pointere, at tidsrøvere endelig ikke må ignoreres. Der skal selvfølgelig være plads til hygge, spontanitet, at hjælpe kolleger etc. De skal i stedet håndteres på en rigtig måde. Som nævnt er det derfor en god idé at få sat tid af hver dag til disse hændelser.

Her er nogle eksempler:

  • Afbrydelser af kolleger, der beder om hjælp eller har lyst til en snak. Er du midt i gang med en produktiv 20% opgave, så anvend en assertiv eller hensigtsmæssig kommunikationsstil som fx:

”Jeg har meget travlt lige nu, fordi jeg er i gang med …, som har deadline den … Hvis det er meget vigtigt, at vi taler sammen nu, har jeg lige fem minutter. Hvis det tager længere tid end de fem minutter, kan vi aftale, hvornår vi skal fortsætte.”

Eller:

”Jeg sidder desværre lige i møde. Må jeg ringe tilbage ved en tre-tiden?” Ved at oplyse en cirkatid, får du lidt frihed. Du ringer ikke for sent, hvis du ringer fem minutter over tre.”

  • Undgå computerproblemer ved at lære at anvende din computer og dine softwareprogrammer på forhånd. Det gælder også for kopimaskiner og anden teknologi på arbejdspladsen.
  • Sluk eller luk for ting, der afleder din opmærksom, som fx radio, din e-mail boks, døren til kontoret etc.

Huspligter

Kagestykket Arbejde gælder også for hjemmefronten. Huspligter er nødvendige. De udgør som regel ikke nogen kilde til nydelse eller tilfredshed. Og de kræver en bid af 168 timer lagkagen. Her er nogle gode råd om, hvordan par kan fordele disse pligter imellem sig, så det bliver lettere.

  • Lystprincippet – hver især tager de områder, de har mest lyst til.
  • Dygtighedsprincippet – hver især tager de områder, de er bedst til.
  • Fornuftsprincippet – man deler de mest kedelige områder efter hvis-du tager-den-så-tager-jeg-den-metoden.
  • Tidslighedsprincippet – parterne skal have omtrent lige meget samlet arbejdstid inklusive timerne på jobbet. Den, der har færrest timer på jobbet, har flest hjemme.
  • Den allerbedste tidssparer i husholdningen, man kan få, er dog den, man betaler for: Hushjælpen.

Disse råd er taget fra bogen “Overlevelsesteknik for dobbeltarbejdende” af Klara Bøe og Petter Henriksen.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *